Uitschrijven leerling
Schrijft u een leerling uit? Wissel dan de uitschrijfdatum binnen 7 dagen uit met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD).
Regels bij uitschrijven
- Schrijf de leerling pas uit als u zeker weet dat hij naar een andere school gaat. U hebt geen inschrijfbewijs van de nieuwe school nodig. Een toezegging van de ouders dat de leerling op de nieuwe school wordt ingeschreven is voldoende.
- De uitschrijving en de nieuwe inschrijving moeten op elkaar aansluiten.
- U hoeft geen papieren uitschrijfbewijs mee te geven aan de ouders.
Wat moet u doen?
- Vul de uitschrijfdatum in bij de leerlinggegevens in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS).
- U ontvangt direct bericht of de uitschrijfdatum in ROD is opgenomen. Ontvangt u een foutmelding? Los de foutmelding op met behulp van de signaalzoeker op onze website.
- U ontvangt een bericht 'Kennisgeving inschrijving' met de uitschrijfdatum in uw LAS. Zodra de leerling is ingeschreven op een nieuwe school ontvangt u een kennisgevingsbericht met de inschrijfdatum van de nieuwe school in uw LAS.
- Pas eventueel de uitschrijfdatum aan en wissel opnieuw uit.
Schrijft u een leerling uit omdat hij naar het voortgezet (speciaal) onderwijs gaat? Wissel dan ook de toetsgegevens en het schooladvies uit met het ROD.
Correcte uitschrijfdatum
Twijfelt u over de uitschrijfdatum? Met de uitschrijfhulp ziet u binnen een paar stappen wat de correcte uitschrijfdatum is en wat u moet doen.
Uitschrijving moet aansluiten
De uit- en inschrijfdatum moeten op elkaar aansluiten. Zodra de inschrijving op de nieuwe school in het ROD staat, krijgt u een bericht met de inschrijfdatum in uw LAS. De nieuwe school krijgt een bericht met uw uitschrijfdatum in hun LAS.
Uitschrijven aan het eind van het schooljaar
Meestal verlaat een leerling uw school pas aan het einde van het schooljaar. De uitschrijfdatum is dan 31 juli. De leerling wordt per 1 augustus op de nieuwe school ingeschreven.
Uitschrijven tijdens schooljaar
Verlaat een leerling uw school tijdens het schooljaar, dan is de uitschrijfdatum de dag waarop de leerling voor het laatst bij u op school zit. Als de nieuwe inschrijfdatum niet aansluit omdat er een weekend of vakantieweek tussen zit, moet u de uitschrijfdatum aanpassen. Als de nieuwe school de leerling per maandag inschrijft, dan past u de uitschrijfdatum dus aan naar de voorafgaande zondag.
Een wijziging in de uitschrijfdatum moet u binnen 2 weken uitwisselen met het ROD. Als de periode tussen de inschrijfdatum en uw uitschrijfdatum langer is dan 4 weken, mag u de uitschrijfdatum niet meer aanpassen.
Leerling gaat naar het speciaal (basis)onderwijs
Als de leerling van het basisonderwijs naar het speciaal basisonderwijs gaat, dan mag de basisschool de leerling pas uitschrijven als er een toelaatbaarheidsverklaring is afgegeven. Ook bij een overstap naar het speciaal onderwijs mag de basisschool pas uitschrijven als er een arrangement (cluster 1 en 2) of toelaatbaarheidsverklaring (cluster 3 en 4) is afgegeven.
Nieuwe school niet bekend
Is de leerling langere tijd afwezig op uw school en is er geen inschrijving op een andere school bekend? Neem dan contact op met de leerplichtambtenaar. U kunt de leerling in overleg met de leerplichtambtenaar uitschrijven. Neem de laatste schooldag van de leerling als uitschrijfdatum. Deze datum wisselt u uit met het ROD.
Leerling verhuist naar het buitenland
Als u zeker weet dat een leerling naar het buitenland is vertrokken en er daardoor geen nieuwe school bekend is, moet u de leerling uitschrijven.
Leerling naar school in het buitenland
Voor leerlingen die in Nederland wonen, maar naar een school in het buitenland gaan, moeten de ouders vrijstelling van leerplicht aanvragen bij de gemeente. U schrijft deze leerlingen uit als u zeker weet dat de leerling onderwijs volgt in het buitenland.
Leerling heeft een vrijstelling
Sommige leerlingen gaan niet meer naar school en hebben daarvoor een vrijstelling gekregen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij psychische of lichamelijke klachten waardoor de leerling geen onderwijs kan volgen. Een vrijstelling geldt voor 1 jaar en moet worden aangevraagd vóór 1 juli bij de leerplichtambtenaar van de gemeente. De gemeente legt de vrijstelling vast bij de vrijstellingsgegevens in ROD (voorheen vrijstellingenregister). U ontvangt een signaal in het Kwaliteitscontrolebestand in Mijn DUO als een leerling een vrijstelling heeft gekregen. U schrijft deze leerling uit.
In sommige gevallen hoeft u een leerling met een vrijstelling niet uit te schrijven. Bijvoorbeeld als de leerling een onderwijszorgarrangement heeft, of als u een maatwerkafspraak over deze leerling heeft met de leerplichtambtenaar.
School opgeheven
Is uw school opgeheven, maar hebt u niet alle leerlingen uitgeschreven? Soms is het dan niet meer mogelijk om gegevens uit te wisselen met het ROD. In dat geval kunt u DUO verzoeken de leerlingen voor u uit te schrijven. Neem hiervoor geval contact op met onze helpdesk.
Inschrijving verwijderen
Het verwijderen van een inschrijving is niet hetzelfde als het uitschrijven van een leerling. U verwijdert alleen een inschrijving uit het ROD als de leerling nooit onderwijs heeft gevolgd op uw school. Heeft de leerling onderwijs gevolgd op uw school, ook al is het maar 1 dag? Dan wisselt u een uitschrijfdatum uit en mag u niet de inschrijvingsgegevens verwijderen uit ROD.
Gebruik voor het verwijderen het bericht ‘Aanleveren verwijderen inschrijving’. U ontvangt direct een bericht in uw LAS of het gelukt is de inschrijving te verwijderen. Ontvangt u een foutmelding? Los de foutmelding op met behulp van de signaalzoeker op onze website.
Kunt u een wijziging of verwijdering niet meer uitvoeren en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij dit voor u doen. De contactpersoon of gemachtigde van de school vult hiervoor het formulier Verzoek handmatige wijziging of verwijdering van een registratie door DUO in.
Pas als de leerling is verwijderd uit het ROD, mag u de leerling verwijderen uit uw LAS.
Contact ROD po
U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.
Mailen
Stel uw vraag via helpdeskpo@rod.duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.
Bellen
U kunt ons bellen op 050 599 77 66 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur.